Những rắc rối thường gặp trong MS Word - thủ thuật word
25/03/2010 00:00
Để MS Word luôn hiển thị đầy đủ thanh menu, bạn vào menu Tools - Customize…, chọn thẻ Options. Đánh dấu chọn mục Always show full menus. Nhấn Close
2. Hiển thị đầy đủ 2 thanh công cụ Standard và Formating.
Trong quá trình làm việc với MS Word, 2 thanh công cụ Standard và Formating chứa các nút lệnh mà chúng ta thường thao tác nhất, làm việc với thanh công cụ giúp chúng ta tiết kiệm thời gian thay vì vào thanh menu. Nhưng mặc định, để tiết kiệm không gian dành màn hình cho vùng soạn thảo, MS Word hiển thị 2 thanh công cụ này trên cùng một dòng, khi đó việc tìm kiếm các nút lệnh trên 2 thanh công cụ này rất khó khăn và tốn thời gian. Chúng ta có thể hiển thị 2 thanh công cụ này đầy đủ bằng cách sau: Kích phải tại khoảng trống trên menu chọn Customize (hoặc vào Tools - Customize), kích chọn thẻ Options. Đánh đấu vào mục Show Standard and Formating toolbars on two rows.
3. Hiện tượng gạch xanh, gạch đỏ dưới văn bản
Mặc định, MS Word hỗ trợ chế độ kiểm tra chính tả và ngữ pháp tiếng Anh rất chính xác và hiệu quả nhưng khi chúng ta soạn thảo tiếng Việt sẽ xuất hiện những gạch xanh (lỗi ngữ pháp), gạch đỏ (lỗi chính tả) phía dưới văn bản. Chúng ta cần tắt chế độ kiểm tra chính tả để không xuất hiện các gạch xanh, đỏ dưới văn bản nữa.
ví dụ:
Vào menu Tools - Options, chọn thẻ Spelling & Grammar, kích bỏ hết tất cả các đánh dấu trong hộp thoại này. Nhấn OK.
13.nhấn phím space(khoảng trắng) xuất hiện dấu chấm trên đầu?
Bạn vào tool--options--nhấp vào thẻ view ở phần Formatting marks bạn chọn all
14.Lỗi chèn số thứ tự của trang mà không được:
Đây là lỗi mà do bạn copy file ở nhiều nơi, cho nên khi bạn chèn trang nó sẽ không ra như bạn đánh máy bình thường được:
Cho nên bạn hãy làm theo cách sau đây:
Ban vào Insert- pages numbers..- format- continue from …-ok. Là xong
Nếu ai có rắc rối gì mà không chuyển được thì chuyển đến mail mình chuyển cho:
mail mình là: chimcat@gmail.com
. Hiển thị đầy đủ thanh menu:
Từ phiên bản Office 2002, Ms Word có chế độ hiển thị thanh menu lệnh rút gọn, theo đó thanh menu lệnh sẽ chỉ hiện một số menu thông dụng nhất (đối với lần đầu tiên chúng ta sử dụng), hoặc chỉ hiện một số menu chúng ta thường dùng trong các lần sử dụng trước (đối với lần 2 trở đi). Chế độ này đôi lúc không hiệu quả nếu chúng ta muốn thực hiện một lệnh khác mà lệnh đó bị ẩn đi, trong trường hợp này chúng ta phải đợi trong một vài giây để menu hiển thị đầy đủ hoặc phải kích vào nút mở rộng ở cuối thanh menu
Để MS Word luôn hiển thị đầy đủ thanh menu, bạn vào menu Tools - Customize…, chọn thẻ Options. Đánh dấu chọn mục Always show full menus. Nhấn Close
2. Hiển thị đầy đủ 2 thanh công cụ Standard và Formating.
Trong quá trình làm việc với MS Word, 2 thanh công cụ Standard và Formating chứa các nút lệnh mà chúng ta thường thao tác nhất, làm việc với thanh công cụ giúp chúng ta tiết kiệm thời gian thay vì vào thanh menu. Nhưng mặc định, để tiết kiệm không gian dành màn hình cho vùng soạn thảo, MS Word hiển thị 2 thanh công cụ này trên cùng một dòng, khi đó việc tìm kiếm các nút lệnh trên 2 thanh công cụ này rất khó khăn và tốn thời gian. Chúng ta có thể hiển thị 2 thanh công cụ này đầy đủ bằng cách sau: Kích phải tại khoảng trống trên menu chọn Customize (hoặc vào Tools - Customize), kích chọn thẻ Options. Đánh đấu vào mục Show Standard and Formating toolbars on two rows.
3. Hiện tượng gạch xanh, gạch đỏ dưới văn bản
Mặc định, MS Word hỗ trợ chế độ kiểm tra chính tả và ngữ pháp tiếng Anh rất chính xác và hiệu quả nhưng khi chúng ta soạn thảo tiếng Việt sẽ xuất hiện những gạch xanh (lỗi ngữ pháp), gạch đỏ (lỗi chính tả) phía dưới văn bản. Chúng ta cần tắt chế độ kiểm tra chính tả để không xuất hiện các gạch xanh, đỏ dưới văn bản nữa.
ví dụ:
Vào menu Tools - Options, chọn thẻ Spelling & Grammar, kích bỏ hết tất cả các đánh dấu trong hộp thoại này. Nhấn OK.
4. Hiện tượng cách chữ khi gõ tiếng Việt có dấu
Trong một số trường hợp khi chúng ta sử dụng bộ gõ Vietkey gõ tiếng Việt có dấu trong MS Word sẽ làm chữ có dấu tự động bị tách giữa phần nguyên âm và phụ âm có dấu, trường hợp này là do chế độ cắt và dán thông minh của MS Word. Để khắc phục trường hợp này chỉ cần tắt chế độ cắt và dán thông minh, việc tắt chế độ này cũng không ảnh hưởng gì đến quá trình soạn thảo và văn bản.
Vào menu Tools - Options. Chọn thẻ Edit. Bỏ đánh dấu mục Smart cut and paste. Nhấn OK. Sau đó lưu tài liệu đang soạn thảo lại và khởi động lại MS Word.
5. Hiện tượng lệch dấu trên ký tự chữ hoa
Khi sử dụng các font chữ thuộc bảng mã TCVN3, VNI-Windows … lúc chúng ta bỏ dấu thì sẽ thấy dấu bị lệch sang bên phải làm cho văn bản thiếu thẩm mỹ. Trường hợp này là do tiện ích AutoCorrect của Word.
Vào menu Tools - AutoCorrect Options. Chọn thẻ AutoCorrect, bỏ đánh dấu mục Correct TWo INitial CApitals. Nhấn OK.
6. Hiện tượng ký tự i thành I.
Mặc định, khi ta gõ ký tự i thì nó sẽ tự động chuyển thành I, trường hợp này là do chế độ tự động sửa lỗi của MS Word, đối với tiếng Anh ký tự i sẽ được sửa thành đại từ I. Chúng ta cần xóa từ i trong danh sách các từ sửa lỗi tự động của MS Word.
Vào menu Tools - AutoCorrect Options. Chọn thẻ AutoCorrect. Gõ i vào ô Replace, tronh danh sách sẽ hiện ra dòng i - I, kích chọn dòng này nhấn nút Delete. Nhấn OK
Ứng dụng chức năng sửa lỗi này chúng ta có thể làm tiết kiệm thời gian để sửa lỗi mà chúng ta thường gặp trong quá trình soạn thảo văn bản hoặc cũng có thể ứng dụng gán một ký tự gõ tắt để hiện một nội dung lặp đi lặp lại nhiều lần trong văn bản.
7. Đổi đơn vị đo lường
Mặc định đơn vị đo lường trong MS Word là inch, nhưng ở VN chúng ta dùng đơn vị đo lường là cm, trong thể thức văn bản theo qui định của nhà nước cũng tính bằng đơn vị đo là cm. Vì vậy chúng ta cần chuyển đổi đơn vị đo lường trong MS Word sang cm.
- Vào menu Tools - Options, chọn thể General. Kích chọn Centimeters tại mục Measurement units.
- Lưu tài liệu đang soạn thảo và khởi động lại MS Word để thiết lập có hiệu lực ở lần soạn thảo tiếp theo.
8. Font chữ mặc định
Hiện nay, trong hầu hết các văn bản chúng ta điều sử dụng bảng mã Unicode và font chữ chân phương nhất như Arial, Times New Roman, Verdana,… nhưng đôi khi chúng ta khởi động Word ra và thấy trên font chữ trên thanh công cụ Formating không phải là font chúng ta cần dùng, hoặc chúng ta đã chọn nhưng khi nhấn Enter để qua đoạn văn bản khác thì font chữ lại thay đổi. Để tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính thống nhất về kiểu chữ trong toàn văn bản chúng ta cần chọn font chữ mặc định, tức mỗi khi chúng ta khởi động MS Word văn bản sẽ dùng là font chữ với kích cỡ và định dạng như chúng ta đã chọn từ trước.
- Vào menu Format, chọn Font. Chọn thẻ Font, chọn kiểu chữ thường dùng nhất tại mục Font, chọn kiểu dáng tại mục Font style, chọn kích cỡ tại mục Size…,…. Chọn xong, nhấn nút Default, nhấn Yes để xác nhận trong hộp thoại hiện ra ngay sau đó. Nhấn OK để kết thúc thao tác thiết lập font chữ mặc định.
- Lưu tài liệu đang soạn thảo và khởi động lại MS Word để thiết lập của chúng ta có hiệu lực khi lần sau sử dụng MS Word.
9. Tắt khung bao quanh hình vẽ khi vẽ một đối tượng đồ họa vào văn bản
Đây là một tính năng mới của MS Word, khi chúng ta vẽ một đối tượng đồ họa như Autoshape, Textbox vào văn bản thì MS sẽ tự tạo một khung viền bao quanh vùng con trỏ soạn thảo đang đứng, khung viền này có tác dụng nhóm các đối tượng vẽ thành một khối thống nhất để khi chúng ta di chuyển, thay đổi thì cả nhóm đối tượng đồ họa đi theo nó thay thế cho việc chúng ta phải chọn những đối tượng đồ họa và click phải chọn Grouping… Nhưng đôi khi khung viền này xuất hiện không hợp lý và gây khó khăn cho chúng ta, để tạm thời tắt khung viền nhấn phím ESC.
- Để tắt hẳn khung viền này đi, tức khi vẽ một đối tượng đồ họa vào văn bản thì sẽ không hiển thị khung viền này nữa vào menu Tools - Options, chọn thẻ General. Bỏ chọn mục Automatically create drawing canvas when inserting AutoShapes.
- Lưu văn bản đang soạn thảo, khởi động lại MS Word.
11. Xuất hiện mũi tên trong văn bản
Do chế độ hiện thị các ký tự định dạng, trong màn hình soạn thảo bạn có thể thấy các mũi tên màu đen nằm giữa các khoảng trống trong văn bản, đó là các ký tự thể hiện định dạng điểm dừng của phím Tab (Tab Stop).
Để tắt chế độ hiển thị này, vào Tools - Options, chọn thẻ View, bỏ đánh dấu mục Tab characters.
Tương tự khi xuất hiện các ký tự lạ tại các vị trí khoảng trống trong văn bản mà bạn không xóa được thì có thể đó là các ký hiệu định dạng của Word, vào bỏ tất cả các đánh dấu trong nhóm Formatting marks (xem hình bên).
12.Xuất hiện ký tự đánh dấu đầu dòng:
ví dụ: khi bạn xuống dòng lại xuất hiện kí tự
Mô tả hiện tượng: Một số bạn thắc mắc là tại sao trong trình soạn thảo văn bản của tôi, cứ xuất hiện dấu chấm hoặc ký tự lạ trong văn bản, mặc dù khi in ra thì văn bản vẫn sạch đẹp nhưng làm cách nào để chúng biến mất đi trong lúc soạn thảo văn bản để nhìn đỡ rối mắt
Cách khắc phục: Đó là do thiết lập chế độ "Show all" trong quá trình soạn thảo Word, bạn chỉ kích một lần nữa vào biểu tượng đó trên thanh Standard để bỏ chọn đi là vấn đề được giải quyết.
Biểu tượng "Show all" trên thanh Standardư
13.nhấn phím space(khoảng trắng) xuất hiện dấu chấm trên đầu?
Bạn vào tool--options--nhấp vào thẻ view ở phần Formatting marks bạn chọn all
